ISO TR 21946-2018 PDF

Полное наименование и описание

ISO/TR 21946:2018 — Information and documentation — Appraisal for managing records. Технический отчёт, дающий практические рекомендации по проведению оценки (appraisal) в целях управления записями и документами организации; иллюстрирует применение концепции оценки, описанной в ISO 15489-1, и показывает, как результаты оценки используются для разработки политик, проектирования систем учёта и управления записями.

Аннотация

Документ описывает назначение и цели оценки при управлении записями, методы установления объёма оценки, анализ бизнес‑функций и контекста, определение требований к записям, связь требований с бизнес‑функциями и рабочими процессами, применение оценки рисков при принятии решений по записям, варианты документирования результатов оценки и использование этих результатов для формирования политик и контроля. Рекомендации ориентированы на специалистов по учёту и управлению записями и на организации, желающие системно выстраивать процессы хранения и удержания информации.

Общая информация

• Статус: Публикован (Published).
• Дата публикации: 13 ноября 2018 г. (2018-11-13).
• Организация-издатель: International Organization for Standardization (ISO); тип документа — Technical Report (TR).
• ICS / категории: 01.140.20 (Information sciences / Information and documentation).
• Редакция / версия: Издание 1 (Edition 1, 2018).
• Количество страниц: 18 страниц.

Область применения

TR 21946:2018 предназначен для специалистов и организаций, занимающихся управлением записями и документами, включая архивистов, менеджеров по соответствию и ИТ‑специалистов. Документ служит руководством по проведению оценки (appraisal) с целью определения, какие записи должны создаваться, захватываться и сохраняться, и на какой срок — с учётом деловых потребностей, правовых требований и оценки рисков. Применим в организациях различных секторов и масштабов как основа для разработки политик и процедур управления записями.

Ключевые темы и требования

• Понимание целей оценки и основных назначений appraisal в управлении записями (определение оболочки применения).
• Установление области (scope) оценки: какие функции, процессы и виды деятельности охватываются.
• Анализ бизнес‑функций и контекста для выявления требований к записям.
• Идентификация и документирование требований к созданию, захвату и управлению записями (включая правовые и нормативные требования).
• Использование оценки рисков для принятия обоснованных решений по удержанию и защите записей.
• Возможные формы документирования результатов оценки и способы их практического использования (политики, системы, контроль).
• Необходимость мониторинга и периодического пересмотра решений по оценке в связи с изменениями в контексте и деятельности организации.

Применение и пользователи

Основные пользователи: специалисты по управлению записями и информацией, архивные службы, юридические и комплаенс‑подразделения, ИТ‑и провайдеры систем электронного документооборота. Стандарт применим при разработке политик хранения и удержания, проектировании систем учёта, при проведении аудитов и оценок соответствия, а также при внедрении практик управления рисками, связанных с документированием и хранением информации.

Связанные стандарты

Документ тесно связан с ISO 15489 (Records management — Concepts and principles) и рядом других руководящих документов по анализу рабочих процессов и управлению записями, в частности ISO/TR 26122 (Work process analysis for records) и другими TR, дающими практическую методологию для определения требований к записям. Эти документы вместе формируют методологическую базу для принятия решений по созданию, хранению и защите записей.

Ключевые слова

Appraisal; records management; оценка; управление записями; требования к записям; анализ рабочих процессов; оценка рисков; политики хранения; ISO 15489.

FAQ

В: Что это за стандарт?

О: ISO/TR 21946:2018 — технический отчёт с руководством по проведению appraisal (оценки) при управлении записями; даёт практические рекомендации по анализу контекста, функций, требований и рисков с целью принятия решений о создании и удержании записей.

В: Что он регулирует?

О: Он не устанавливает обязательных требований в форме нормативов, а предоставляет рекомендации и методы для оценки того, какие записи необходимы организации, как их документировать и сколько их хранить, а также как использовать результаты оценки при формировании политик и систем управления записями.

В: Кто обычно использует?

О: Архивные службы, менеджеры по записям и информации, отделы комплаенса и юридические подразделения, ИТ‑специалисты, консультанты по управлению информацией — все, кто участвует в определении и внедрении правил создания, хранения и удаления записей.

В: Он актуален или заменён?

О: По состоянию на дату публикации документа и по доступным записям о жизненном цикле стандарта, ISO/TR 21946:2018 находится в статусе «Published» и не указан как заменённый. Если вам нужна актуальность на конкретную дату (например, сегодня, 2 марта 2026 г.), рекомендуется проверить реестр ISO или национальные органы по стандартизации для подтверждения текущего статуса перед применением в официальных процедурах.

В: Это часть серии?

О: Да. TR 21946 является частью набора руководящих документов по анализу контекста, рабочих процессов и оценке для управления записями, дополняя и конкретизируя положения ISO 15489 и соседних TR (например, ISO/TR 26122). Вместе они образуют практическую серию рекомендаций для специалистов по учёту и архивированию.

В: Какие ключевые слова?

О: appraisal, records management, оценка записей, управление записями, анализ рабочих процессов, оценка рисков, политика хранения.