ISO 14641-2018 PDF

Полное наименование и описание

ISO 14641:2018 — Electronic document management — Design and operation of an information system for the preservation of electronic documents — Specifications. Стандарт определяет технические и организационные требования к проектированию и эксплуатации информационных систем, предназначенных для сохранения электронных документов таким образом, чтобы обеспечивать их читаемость, целостность и трассируемость на протяжении всего срока хранения.

Аннотация

Документ задаёт набор спецификаций и процедур для приёма, хранения и доступа к электронным документам (сканированные бумажные носители, оцифрованные аудио/видео, «родные» цифровые файлы, карты, чертежи, медицинские изображения и пр.). Стандарт охватывает вопросы описания системы, профилей архивной системы, оперативных процедур, требований безопасности, механизмы обеспечения целостности, журналирования и управления доступом.

Общая информация

• Статус: Опубликован; редакция подтверждена (review/confirmed).
• Дата публикации: июнь 2018 (публикация 2018-06 / дата реализации июнь 2018).
• Организация-издатель: International Organization for Standardization (ISO).
• ICS / категории: 37.080 — Document imaging applications.
• Редакция / версия: Издание 1 (2018). Стандарт отменяет/заменяет предыдущую публикацию ISO 14641-1:2012.
• Количество страниц: 40.

Область применения

Стандарт применим для организаций, разрабатывающих или эксплуатирующих информационные системы архивного хранения электронных документов: государственные и коммерческие архивы, корпоративные службы документооборота, провайдеры ИТ-услуг и поставщики ПО, а также третьи стороны, предоставляющие услуги долговременного хранения. Не применяется к системам, где пользователи могут подменять или изменять документы после их приёма в систему хранения.

Ключевые темы и требования

• Требования к общей архитектуре и характеристикам архивной информационной системы (уровни требований и профили системы).
• Требования к процедурам приёма/ингестирования: захват метаданных, проверка целостности, индексирование и валидация входящих объектов.
• Документация системы: техническое описание, профиль архивной системы, операционные процедуры.
• Безопасность и управление рисками: организационные меры безопасности, физическая и аппаратная безопасность, управление изменениями и непрерывностью доступа.
• Обеспечение целостности и трассируемости: отметки времени, журналы событий, аудит и запись жизненного цикла документов.
• Уровни требований для разных типов источников (сканированные документы, цифровые/родные файлы, мультимедиа и др.).

Применение и пользователи

Практическое применение — разработка, внедрение и оценка систем долговременного хранения электронных документов; аудит соответствия таких систем корпоративным/регуляторным требованиям; требования к поставщикам услуг архивирования и разработчикам ПО для ECM/EDM/SAE. Целевые пользователи: специалисты по управлению документами и архивированию, IT-архитекторы, разработчики систем хранения, аудиторские и соответствующие подразделения организаций.

Связанные стандарты

ISO 14641:2018 технически связан и заменяет ISO 14641-1:2012. Взаимосвязи и ссылки на нормативные документы включают другие стандарты по электронному документообороту и тестовым методикам для сканирования и кодирования изображений (например, ссылки на соответствующие ISO/TR и ISO/IEC документы, перечисляемые в разд. «Нормативные ссылки»). Технический комитет: ISO/TC 171/SC 1 (Quality, preservation and integrity of information).

Ключевые слова

электронное архивирование, сохранение документов, информационная система архива, целостность данных, метаданные, прием/ингест, аудит, безопасность, ISO 14641.

FAQ

В: Что это за стандарт?

О: Международный стандарт, задающий спецификации для проектирования и эксплуатации информационных систем, обеспечивающих долговременное хранение электронных документов с сохранением читаемости и целостности.

В: Что он регулирует?

О: Технические и организационные требования к приёму, хранению, доступу и обеспечению безопасности электронных документов, включая процедуры захвата, метаданные, аудит и механизмы сохранения целостности.

В: Кто обычно использует?

О: Архивы, организации с обязанностями по хранению документов, провайдеры услуг архивирования, разработчики ПО для ECM/EDM, специалисты по безопасности и аудиту.

В: Он актуален или заменён?

О: Издание 2018 года является действующим; по данным издателя ISO версия была подтверждена при очередном обзоре (confirmed) в 2024 году, то есть остаётся актуальной на текущий момент. Ранее существовавшая часть ISO 14641-1:2012 отменена и заменена этим изданием.

В: Это часть серии?

О: Ранее серия имела часть ISO 14641-1; в 2018 году документ пересмотрен и опубликован как единый стандарт ISO 14641:2018. Стандарт входит в предметную область ISO/TC 171/SC 1 и связан с другими документами по электронному изображению и управлению документами.

В: Какие ключевые слова?

О: электронное архивирование, сохранение документов, информационная система архива, метаданные, аудит, целостность, безопасность, ECM, EDM, ISO 14641.