ISO 16175-2-2011 PDF

Полное наименование и описание

Information and documentation — Principles and functional requirements for records in electronic office environments — Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems. Стандарт задаёт принципы и набор функциональных требований для программных средств, основных задачей которых является управление цифровыми записями (digital records management systems) в офисных электронных средах; охватывает идентификацию, захват, хранение, управление метаданными, доступ и контроль за жизненным циклом записей.

Аннотация

Часть 2 ISO 16175 (издание 2011) предоставляет рекомендации и функциональные требования к системам управления цифровыми записями (DMS/ERMS/ECM), применимым к объектам, созданным офисными приложениями (электронная почта, текстовые документы, таблицы, изображения и т. п.), которые признаны имеющими деловую ценность. Документ не задаёт общесистемных требований (производительность, масштабируемость, удобство работы) и не покрывает детальные процедуры долгосрочного цифрового сохранения (digital preservation), оставляя этот вопрос для специализированных рамок.

Общая информация

• Статус: Withdrawn (отозван / заменён).
• Дата публикации: 15 апреля 2011 г. (первое издание).
• Организация-издатель: International Organization for Standardization (ISO).
• ICS / категории: 01.140.20 — Информационные науки / документация.
• Редакция / версия: Edition 1 (2011). Заменён/обновлён в рамках пересмотра серии ISO 16175 (вторая редакция / техническая спецификация 2020 г.).
• Количество страниц: около 61 страницы (в издании ISO 2011).

Область применения

Стандарт применим при разработке, описании, выборе и оценке систем управления цифровыми записями (digital records management systems), используемых для управления записями, созданными в офисных цифровых средах. Он описывает функциональность, необходимую для идентификации записей, обеспечения их целостности и прослеживаемости, управления метаданными, установления правил доступа, классификации, хранения и отбраковки в соответствии с политиками сохраняемости. Стандарт не предназначен для описания долгосрочного архивационного хранения и не заменяет отдельные требования по цифровому сохранению.

Ключевые темы и требования

• Захват и идентификация записей — правила выявления и регистрации цифровых объектов как записей.
• Требования к метаданным — минимальные и рекомендованные наборы метаданных для обеспечения подлинности, контекста и управления жизненным циклом.
• Классификация и систематика делопроизводства — поддержка схем классификации и привязки к бизнес-процессам.
• Управление доступом и безопасность — механизмы контроля прав, аутентификации и защиты конфиденциальности.
• Хранение, удержание и уничтожение — функциональность для реализации политик хранения и регламентированной утилизации.
• Прозрачность и аудит — ведение журналов действий, трассировка изменений и доказательства подлинности записей.
• Интероперабельность и экспорт/импорт — форматы и механизмы передачи записей между системами и для целей сохранения.
• Администрирование и пользовательские функции — роли администраторов и пользователей, средства поиска и восстановления.

Применение и пользователи

Основные пользователи стандарта: профессионалы по управлению записями и архивированию, разработчики и поставщики систем DMS/ERMS/ECM, IT-специалисты, лица, ответственные за закупки и технические задания, а также аудиторы и регуляторы, оценивающие соответствие систем требованиям по учёту и хранению деловой информации. Стандарт используется как руководство при составлении требований к продуктам и при проведении оценок соответствия.

Связанные стандарты

ISO 16175-1 (часть 1 — функциональные требования и рекомендации для любых приложений, управляющих цифровыми записями); ISO/TS 16175-2:2020 и вторая редакция ISO 16175 (пересмотр серии, опубликованный в октябре 2020 г.), ISO 15489 (управление записями), ISO 23081 (метаданные для управления записями), а также руководящие документы Международного совета архивов (ICA/Requirements). Эти документы используются вместе для формирования полноценной практики управления записями.

Ключевые слова

электронные записи; управление записями; digital records management; DMS; ECM; метаданные; классификация; удержание; аудит; подлинность; интероперабельность.

FAQ

В: Что это за стандарт?

О: Международный стандарт ISO 16175-2:2011 задаёт руководящие указания и функциональные требования для систем управления цифровыми записями, применимых в офисных электронных средах — то есть для ПО, чьей основной задачей является управление записями.

В: Что он регулирует?

О: Стандарт описывает набор функциональностей и рекомендаций — от захвата записей и метаданных до контроля доступа, аудита, удержания и вывода записей — необходимых для надёжного управления цифровыми записями в течение их жизненного цикла. Он не заменяет требования по долгосрочному цифровому сохранению.

В: Кто обычно использует?

О: Архивисты, менеджеры по записям, юридические отделы, поставщики ПО (DMS/ECM), специалисты по закупкам и ИТ, а также аудиторы и регуляторы при проверке соответствия систем требованиям хранения и прослеживаемости.

В: Он актуален или заменён?

О: ISO 16175-2:2011 отозван и был пересмотрен в рамках обновления серии ISO 16175; вторая редакция/техническая спецификация была опубликована в октябре 2020 г. (см. ISO/TS 16175-2:2020 / вторая редакция ISO 16175). Рекомендуется использовать актуальную редакцию 2020 г. при подготовке требований. Указанные даты: публикация оригинала — 15 апреля 2011 г.; опубликование пересмотра — 5 октября 2020 г.

В: Это часть серии?

О: Да — ISO 16175 первоначально выходила в нескольких частях (части, касающиеся офисных сред и бизнес-информационных систем). Серия была пересмотрена и консолидирована во вторую редакцию (2020) с частью 1 и частью 2 (технической спецификацией) в обновлённой структуре.

В: Какие ключевые слова?

О: электронные/цифровые записи, управление записями, DMS, ECM, метаданные, классификация, хранение, удержание, аудирование, подлинность, интероперабельность.